Uw bibliotheek in OpenSjamar

Inleidend

Vanuit het tekstregister en het zaakregister liggen er verwijzingen naar deze boeken c.q. publicaties.

In het persoonsregister staan de auteurs en redacteuren opgenomen. Ook een in- en uitleenadministratie is door het persoonsregister mogelijk.

Al deze gegevens samen vormen de bibliotheek van OpenSjamar.
 

De bibliotheek in detail

Zo werkt het ook met de thema's in het tekstregister. U heeft een aantal tekstverwijzingen met als thema "Judaisme". Nu ziet u plotseling dat op de letter " i " geen trema staat. Wat doet u nu? U gaat naar het venster Thema's en zoekt daar de kaart van "Judaisme" op. U klikt op Wijzigen en wijzigt daar de " i " in een i met trema, een " ï ". Alle tekstverwijzingen met dit thema zijn nu automatisch gewijzigd.

Dit handige systeem heet een "relationeel gegevenssysteem". Gegevens die vaak voorkomen worden zoveel mogelijk op één plek verzameld zodat wijzigen erg eenvoudig wordt.  De gegevens die op één plek voorkomen worden de basisgegevens genoemd.

Er zijn een aantal vensters waarin de basisgegevens kunnen worden bekeken en bewerkt.

Zie bijgaande afbeelding. Door op Registers te klikken verschijnt een valmenu. U ziet daarin totaal acht keuzemogelijkheden. Bovenaan staan de hoofdbestanddelen van OpenSjamar. De modules Bibliotheek, Persoonsregister, Tekstregister en Zaakregister.

Daaronder ziet u weer een aantal keuzes. Met deze vier keuzes start u vensters op waarmee u de basisgegevens kunt bekijken en bewerken.

Het bibliotheek kent een heleboel basisgegevens. Daarom is daar een apart menu voor gemaakt.

Het zaakregister kent alleen maar de basisgegevens Zaken. Indien u dus veel zaakverwijzingen heeft naar "De H. Doop" en u wilt dat in één keer veranderen in "De Heilige Doop" dan is dat in dit venster Zaken te regelen.

Het tekst- en het zaakregister gebruiken beide de basisgegevens Thema's en Algemene thema's.

Bijzondere basisgegevens van de bibliotheek zijn:

De overige basisgegevens van het bibliotheek zijn:

Er wordt onderscheid gemaakt in algemene en in persoonlijke basisgegevens. De tot nu toe genoemde basisgegevens zijn algemeen geldend. Dit betekent dat indien u boeken uitwisselt met andere gebruikers van OpenSjamar deze basisgegevens ook mee uitgewisseld worden. Voor persoonlijke basisgegevens echter geldt dat in beginsel niet.

De persoonlijke basisgegevens van het bibliotheek zijn:

De module 'Bibliotheek'

Registers -> Publicatieregister

Algemeen

In het menu Overzichten staan enkele rapporten opgenomen die u naar het scherm of naar de printer kunt sturen.
 

De kaart en de lijst

De 'Kaart' geeft een detailweergave van de huidige kaart. De 'Lijst' geeft een totaaloverzicht van alle aanwezige kaarten. Hoe de kaart eruitziet kunt in voorgaande afbeelding zien. De Lijst ziet er als volgt uit:

In bovenstaande Lijst staan alle kaarten gesorteerd op Titel. U kunt onder andere ook groeperen op Eerste auteur, taal, categorie en publicatietype.
 

Groepering van de kaarten

U ziet dat u uit vele groepeermogelijkheden kunt kiezen.

P.S. Let op: de kaarten worden gegroepeerd, niet gesorteerd. Dus alle kaarten van de gekozen groepeermogelijkheid worden bijelkaar gezet. Dit betekent niet vanzelf dat de "A" eerder komt dan de "B".
 

Extra gegevens met de tabbladen

Let erop dat de tabbladen "Auteurs | Redactie" en "Rubricering" een aparte relatie met de hoofdkaart hebben. Deze tabbladen geven u de mogelijkheid niet één, maar meerdere auteurs of rubriekidentificaties aan de publicatie te verbinden. Dit betekent dat u eerst het tabblad "actief" maakt door er met de muis op te klikken. Daarna kunt u in deze tabbladen zogenaamde subkaarten toevoegen en verwijderen. Let op: Elke keer als u een subkaart heeft toegevoegd wordt automatisch de hoofdkaart weer actief.

Een eenvoudige versie opstarten

Geavanceerd

Aan een publicatietype kunnen verschillende indelingen worden toegekend. Een boek heeft een andere indeling dan een CD. Een boek werkt met hoofdstukken en pagina's, een CD met tracks of nummers. Deze indelingen kunt u in OpenSjamar flexibel toekennen aan de verschillende publicatietypes. Op deze wijze kunt u in het zaak- of tekstregister verwijzen naar een CD en dan specifiek het nummer op die CD aanwijzen.

In dit bibliotheek zijn ook de Bijbelboeken opgenomen. Het publicatietype Bijbelboek is aangewezen als een tekstboek. In het tekstregister verwijst u vanuit één van de tekstboeken naar een gewone publicatie.
 

De module 'Persoonsregister'

Registers -> Persoonsregister

Het persoonsregister is geschikt voor het vastleggen van auteurs en andere personen. Het bibliotheek maakt gebruik van deze auteurs. Het persoonsregister is ook te gebruiken voor het vastleggen van uw persoonlijke relaties. In het tabblad "Persoonlijk" kunt de persoonlijke gegevens, zoals telefoonnummer, emailadres en dergelijke invullen.

Het bibliotheek kent een tabblad Persoonlijk waarin u in- en uitleen van publicaties kunt registreren. In deze in- en uitleenadministratie gebruikt u de personen uit dit persoonsregister.

Via de tabbladen Afbeelding, Levensloop, Kroniek en Persoonlijk zijn verschillende categorieën gegevens over de persoon vast te leggen.

Let erop dat de tabbladen "Afbeelding" en "Levensloop" een aparte relatie met de hoofdkaart hebben. Deze tabbladen geven u de mogelijkheid niet één, maar meerdere afbeeldingen en levensloop-gegevens aan de persoon te verbinden. Dit betekent dat u eerst het tabblad "actief" maakt door er met de muis op te klikken. Daarna kunt u in deze tabbladen zogenaamde subkaarten toevoegen en verwijderen. Let op: Elke keer als u een subkaart heeft toegevoegd wordt automatisch de hoofdkaart weer actief.

De module 'Tekstregister'

Registers -> Tekstregister

Algemeen

Zie voor een nadere toelichting uitleg van elk veld het onderdeel 'Het toevoegen van tekstverwijzingen'. Voor begeleiding bij het zoeken van een tekst kijkt u in het onderdeel 'Het opzoeken van een tekst'.
 

De kaart en de lijst

Groepering van de kaarten

Extra gegevens met het tabblad

Let erop dat het tabblad "Index"  een aparte relatie met de hoofdkaart heeft. Dit tabblad geeft u de mogelijkheid niet op één manier, maar op meerdere manieren de verwijzing naar deze publicatie te indexeren. Dit betekent dat u eerst het tabblad "actief" maakt door er met de muis op te klikken. Daarna kunt u in deze tabbladen zogenaamde subkaarten toevoegen en verwijderen. Let op: Elke keer als u een subkaart heeft toegevoegd wordt automatisch de hoofdkaart weer actief.

Een versie zonder lijst

(Dit is niet meer mogelijk sinds versie 1.3a.)

Geavanceerd

De module 'Zaakregister'

Registers -> Zaakregister

De toelichting bij dit zaakregister veronderstelt dat u de toelichting bij het tekstregister ook gelezen heeft.

In het zaakregister kunnen zaakverwijzingen worden ingevoerd naar alle titels die in het bibliotheek zijn ingevoerd. U kiest een zaak uit de vallijst. Tijdens toevoegen van een zaakverwijzing typt uw een zaak die nog niet voorkomt gewoon in. Deze wordt dan automatisch toegevoegd. Ook kunt u via het sleutelicoon het venster Zaken opstarten. Daar kunt u de betreffende zaak invoeren en eventueel aanvullende opmerkingen. Door dan op de button Sluiten te klikken wordt de zaak mee teruggenomen en in de vallijst gezet.

In de hoofdkaart ziet u de zaakverwijzing staan. In dit voorbeeld de zaak "Blijdschap". In het boek "De praktijk der Godzaligheid" van J.G. Woelderink wordt over deze zaak gesproken door J.G. Woelderink. In het tabblad Index ziet u dan op welke bladzijde dat gebeurt.

In het tabblad Index ziet u boven de tekst "Pagina" de aanduiding Indexeringstype. Afhankelijk van de gekozen publicatie kunt u hier de juiste indexeringsmethode kiezen. Voor boeken geldt dan de aanduiding Pagina als meest gebruikte indexering. Zou u voor deze tekstverwijzing echter een CD-ROM kiezen dan zou hier de aanduiding Bestandsnaam handiger zijn. Dit alles kunt u zelf instellen in het scherm Registers > Basisgegevens bibliotheek > Publicatietypes.

In bovenstaand voorbeeld ziet u dat de vallijst Indexeringstype is uitgeklapt. U ziet dat u uit meerdere indexeringsmethoden kunt kiezen. In dit geval "Pagina (vervolg)" maar hier kan ook wat anders staan, bijvoorbeeld "Hoofdstuk". Dit alles kunt u zelf instellen in het scherm Registers > Basisgegevens bibliotheek > Publicatietypes.

Let erop dat het tabblad "Index"  een aparte relatie met de hoofdkaart heeft. Dit tabblad geeft u de mogelijkheid niet op één manier, maar op meerdere manieren de verwijzing naar deze publicatie te indexeren. Dit betekent dat u eerst het tabblad "actief" maakt door er met de muis op te klikken. Daarna kunt u in deze tabbladen zogenaamde subkaarten toevoegen en verwijderen. Let op: Elke keer als u een subkaart heeft toegevoegd wordt automatisch de hoofdkaart weer actief.

De basisgegevens

Zaken

Registers -> Zaken

In het venster Zaken zijn de zaken opgenomen die in het zaakregister gebruikt worden. Eventueel kan een toelichting opgenomen worden. Als u het zaakregister en het venster Zaken allebei opent zal het venster Zaken 'meelopen' met het zaakregister. Als een zaak in het zaakregister is opgezocht zoekt het venster Zaken ook automatisch die zaak op. Zodoende kunt u de bijbehorende aantekeningen bekijken.

U kunt het 'meelopen' ofwel synchroniseren van het venster Zaken met het zaakregister aan- en uitzetten via het menu Instellingen > Synchronisatie.
 

Thema's

Registers -> Thema's

In het tekst- en zaakregister kunnen ook thema's worden vastgelegd. Er is onderscheid tussen Thema's en Algemene thema's. Een verschil tussen beide soort thema's wordt niet afgedwongen door OpenSjamar. Een voorstel is Thema's specifiek te gebruiken voor theologische doeleinden en Algemene thema's voor algemene doeleinden.

In bovenstaande schermafbeelding is de lijstweergave actief. U kunt wisselen tussen kaartweergave en lijstweergave. De lijstweergave geeft een totaaloverzicht.
 

Algemene thema's

Registers -> Algemene thema's

In het tekst- en zaakregister ook thema's worden vastgelegd. Er is onderscheid tussen Thema's en Algemene thema's. Een verschil tussen beide soort thema's wordt niet afgedwongen door OpenSjamar. Een voorstel is Thema's specifiek te gebruiken voor theologische doeleinden en Algemene thema's voor algemene doeleinden.
 

Publicatietypes

Registers -> Basisgegevens publicatieregister -> Publicatietypes

Algemeen

Met het tabblad Indexeringstypes kunt u voor elk publicatietype één of meerdere indexeringsmethoden vastleggen. In een boek gebruikt u als indexeringsmethode meestal 'Pagina'. In een tijdschrift kun u als indexeringsmethode 'Artikel' gebruiken.

Elk publicatietype heeft minimaal één indexeringstype nodig. Aan elk publicatietype dient een standaard indexeringstype te worden toegewezen. Dit doet u middels het veld "Dit indexeringstype heeft de voorkeur". Tijdens het toevoegen van tekst- of zaakverwijzingen wordt het standaard indexeringstype automatisch ingevuld in het tabblad Index in het tekst- of zaakregister.

Let erop dat het tabblad "Indexeringstype" een aparte relatie met de hoofdkaart heeft. Dit tabblad geeft u de mogelijkheid niet één, maar meerdere indexeringstypes aan het publicatietype te verbinden. Dit betekent dat u eerst het tabblad actief maakt door er met de muis op te klikken. Daarna kunt u in deze tabbladen zogenaamde subkaarten toevoegen en verwijderen. Let op: Elke keer als u een subkaart heeft toegevoegd wordt automatisch de hoofdkaart weer actief.

Geavanceerd

In bovenstaand voorbeeld staat het Publicatietype 'Bijbelboek'. Daarbij staat aangevinkt dat 'alle publicaties van dit type zijn te gebruiken als tekstenboek in het tekstregister'. Stel dat u verwijzingen wilt aanleggen naar een tekstenboek dat nog niet in OpenSjamar voorkomt. De apocriefe boeken worden niet meegeleverd met OpenSjamar.

1. U voegt in dit venster Publicatietypes een kaart toe met de waarde 'Apocrief boek'. U vinkt daarbij het veld 'alle publicaties van dit type zijn te gebruiken als tekstenboek in het tekstregister' aan! Zie bijgaande afbeelding:

2. U slaat deze kaart op door op de button 'Sla op' te klikken. In het onderste deel van het scherm, in het tabblad Indextypes, is nog geen subkaart toegevoegd. Het veld Indextype is leeg.

3. Klik daarom ergens op het tabblad Indextypes zodat de subkaart actief wordt. U ziet dan het kleine icoon naast de button 'Wijzig' omlaag gaan. De button 'Wijzig' verdwijnt omdat er nog geen subkaart is die te wijzigen valt. Klik op de button 'Voeg toe'. Kies het indextype van uw voorkeur uit:

U ziet een rijtje indextypes. U kiest het type 'Pagina'. Daarna vinkt u het hokje 'Voorkeur?' aan. U klikt op de button 'Sla op' en de eerste subkaart is toegevoegd!

4. Nu heeft u een publicatietype 'Apocrief boek' toegevoegd! Start nu de bibliotheek en voeg daar een apocriefe titel toe, bijvoorbeeld 'Judith'. U doet dit door in de Titel 'Judith' in te voeren. In het veld Publicatietype kiest u uit de vallijst voor het publicatietype 'Apocrief boek'. Sluit na het toevoegen van dit apocriefe boek de bibliotheek af.

5. Start nu het tekstregister. U kunt nu het boek 'Judith' uit de lijst met tekstboeken kiezen. U kunt nu naar alle bijbelboeken en de apocriefe boeken tekstverwijzingen aanleggen.

6. Bij het invoeren van de tekstverwijzingen in het tekstregister wordt automatisch 'Pagina' neergezet zodra u de subkaart 'Index' wilt toevoegen. Hier kan ook automatisch 'Nummer' of 'Artikel' geplaatst worden. Dat is allemaal te regelen via het venster Publicatietypes!
 

Indexeringstypes

Registers -> Basisgegevens publicatieregister -> Indextypes

U ziet in het venster 'Index' dat u uit verscheidene mogelijkheden kunt kiezen. 'Pagina', 'WWW-adres', of anderszins. In dit venster kunt u zelf nieuwe mogelijkheden invoeren.

Een korte samenvatting: Een publicatie is van een bepaald publicatietype. Elk publicatietype heeft één of meerdere indexeringsmogelijkheden, vast te leggen via het indextype. Eén indexeringstype verdient altijd de voorkeur. Voegt u nu een tekst- of zaakverwijzing in het tekst- of zaakregister toe dan kiest u een publicatie, meestal een boek. OpenSjamar zoekt dan aan de hand van het publicatietype van die publicatie het juiste indexeringstype op. Dit indexeringstype wordt in het tekst- of zaakregister geplaatst en u kunt daar de juiste index invoeren. Bij een boek is dat pagina ..., bij een internet-publicatie is dat een WWW-adres.