Het toevoegen van een titel

Doel

Het toevoegen van een boek, tijdschrift of een ander type publicatie (zoals CD, krantenartikel en dergelijke) in het bibliotheek-gedeelte van OpenSjamar.

U kunt delen van deze handleiding ook gebruiken om een publicatie te wijzigen.

Overwegingen

OpenSjamar bevat een zelfstandig literatuursysteem: het bibliotheekgedeelte. Dit betekent dat u bij elke titel uitgebreid gegevens kunt invoeren. U kunt ook volstaan met het invoeren van de basisgegevens van een titel. Deze basisgegevens zijn de titel, het publicatietype en de eerste auteur.

staat in

U kunt aangeven dat een publicatie in een bepaalde verzamelbundel staat, bijv. een congresbundel. Bij een tijdschriftartikel kunt u aangeven dat deze is opgenomen in een bepaald tijdschrift. Vooraf dient u eerst die verzamelbundel of dat tijdschrift als Titel in te voeren.

deel van

U kunt aangeven dat een publicatie deel uitmaakt van een groter geheel. Bijvoorbeeld als een uitgave uit meerdere banden bestaat. De uitgave "Churchills memoires" bestaat uit meerdere banden. Voordat u de afzonderlijke banden als aparte publicaties invoert, voert u eerst een publicatie in met de titel "Churchills memoires". Daarna voert u de aparte banden in, waarbij u kunt opgeven dat het deel is van Churchills memoires.

Handleiding geschreven op versie 1.4b4. Laatst gewijzigd: 4 maart 2004.

Uitvoering

Bibliotheek starten; de hulpbalk "Kaartbewerkingen"

1. U klikt op de button 'Bibliotheek' in de OpenSjamar werkbalk of u kiest uit het menu: Registers de keuze Bibliotheek. De bibliotheek start.

Zie bij 1 in de afbeelding:) Bovenin het scherm, net onder het menu, verschijnt een rij iconen. Deze iconen staan net onder het menu. (Of ze staan in een apart venster vermeld onder de naam 'Kaartbewerkingen'.) Door op de iconen van deze hulpbalk te klikken voert u bewerkingen uit.

Onder deze rij ikonen is de bibliotheek geplaatst. Links staan alle titels onder elkaar (de Lijst). Rechts staan de detailgegevens van één publicatie.

De module 'BIbliotheek'.

(Zie 2:) U kunt de Lijst breder maken (en de Kaart dus smaller) door de muis op de verticale dunne balk tussen de Lijst en de Kaart te plaatsen. De muiscursor verandert van een Pijl in twee kleine zwarte pijltjes. U klikt op de linkermuisknop en beweegt de muis naar rechts of links.

(Zie 3:) U kunt de Lijst tijdelijk over het hele scherm plaatsen door op het kleine paarse ikoontje te klikken. Nogmaals klikken brengt de verhoudingen weer in de oude stand.

(Zie 4:) U kunt 'snelzoeken'. Voer in het Snelzoekveld de eerste letter(s) van de te zoeken publicatie in. De snelzoeker baseert zich op de sortering van de lijst. U kunt deze sortering veranderen via het 'Groeperen op' veld (zie bij 7 in de afbeelding, rechtsboven).

(Zie 5:) U kunt 'geavanceerd zoeken'. Voer in dit veld de term in die bij de te zoeken publicatie genoteerd moet zijn. Met de button 'Ga' voert u de zoekopdracht uit. Meer info: Geavanceerd zoeken.

Elke publicatie voert u als aparte titel op een aparte kaart in. Op deze kaarten kunt u bewerkingen uitvoeren. Deze kaartbewerkingen maakt u zichtbaar indien u uit het menu de keuze 'Kaart' aanklikt:

Het menu 'Kaart' geeft alle mogelijke bewerkingen weer.

Toevoegen van een publicatie

1. U klikt op 'Voeg toe', drukt op of kiest 'Voeg een kaart toe' uit het menu Kaart.

Er wordt een nieuwe kaart op het scherm gezet:

Een titel toevoegen in de bibliotheek.

De cursor staat in het veld Titel (zie bij 1 in bovenstaande afbeelding). Er verschijnen twee buttons 'Sla op' en 'Herstel' (zie bij 3). Op de hulpbalk 'Kaartbewerkingen' worden iconen inactief en andere iconen actief (zie bij 2). In de Lijst staat onderin een lege regel als teken dat er een nieuwe kaart is gemaakt (zie bij 4).

2. U vult de titel in. Nadat u de titel heeft ingevuld drukt u op de <Tab>.

3. De cursor staat nu in het veld 'Ondertitel'. U hoeft hier niets in te vullen. Of u vult wel de eventuele ondertitel in. U drukt weer op <Tab>.

Extra toelichting: Achter het veld Titel staat het aanvinkhokje 'In bezit'. Dit veld slaat u over als u op <Tab> drukt. Als u dit veld met de muis aanvinkt, de titel opslaat en een volgende publicatie toevoegt, zal dit veld automatisch aangevinkt blijven.

4. De cursor staat nu in het veld 'Publicatietype'. U bent verplicht hier een publicatietype te kiezen:

Extra toelichting: Met het publicatietype legt u vast dat de titel bijvoorbeeld een artikel is of een boek. U mag hier niet zomaar iets invoeren, maar moet kiezen uit de lijst.

Komt het door u gewenste publicatietype niet in de lijst voor dan klikt u het menu 'Beheer basisgegevens' aan. Daar kiest u Bibliotheek. Uit het dan verschijnende menu kiest u 'Publicatietypes'. In dit venster kunt u een publicatietype toevoegen.

5. U drukt op <Tab>. De cursor komt terecht op het veld 'Auteur'. Kies een auteur uit de lijst. Komt de gewenste auteur nog niet in de lijst voor dan kunt u de auteur toevoegen. Begin met de achternaam.

Extra toelichting voor het toevoegen van een auteur. U kunt op twee manieren een nieuwe auteur toevoegen.

I. Voer de auteur als volgt in: <achternaam>[spatie<titulatuur>]spatie<voorletters>[spatie<tussenvoegsels>].

II. U kunt het Auteursregister opstarten. Kies in het menu Registers voor Auteursregister. U voegt een kaart toe. (Hiertoe kiest u uit het menu Kaart de keuze 'Voeg kaart toe'.) Na het invullen van de gegevens slaat u de kaart op. U keert terug naar de Bibliotheek. Nu kunt u de nieuw ingevoerde Auteur kiezen.
Extra toelichting II. Achter het veld 'Auteur' staat het aanvinkhokje 'Is redacteur'. Indien u dit aanvinkt geeft u aan dat de bij 'Auteur' ingevulde naam de (eind)redacteur en/of samensteller is van deze publicatie.

6. U drukt op <Tab> en komt op het veld 'Uitgever' terecht. U kiest hier een uitgever uit de vallijst of u voert een uitgever in. Als de uitgever nog niet bestaat wordt deze automatisch toegevoegd.

7. U drukt weer op <Tab>. De cursor springt nu naar het veld 'Druk'.

8. U drukt weer op <Tab>. In het veld 'Jaar' voert u het jaar van uitgifte in.

9. U drukt op <Tab>. De cursor staat nu op het veld 'Taal'. U voert de taal in of kiest een taal uit de vallijst.

10. U drukt op <Tab>. In het veld 'Systeemnummer' kunt u bijvoorbeeld het ISBN-nummer invoeren.

Zijn er naar uw idee voldoende gegevens ingevoerd over deze titel dan klikt u op de button 'Sla Publicatie op' of drukt u tegelijk de toetsen <Ctrl> en <S> in. De titel wordt nu opgeslagen en uw bibliotheek is met een publicatie uitgebreid.

Wilt u echter meer gegevens invoeren, ga dan verder met stap 11.

Toevoegen van een publicatie - extra gegevens bij een titel

11. Druk op <Tab>. Het veld 'Afdeling' kunt u gebruiken naar eigen invulling. Het kan de fysieke lokatie van deze publicatie zijn (binnen een organisatie, bijvoorbeeld Magazijn) of een toewijzing aan een eigen systematiek (bijvoorbeeld afdeling Geschiedenis).

12. U drukt weer op <Tab>. De cursor komt terecht op het veld 'Bergplaats'. In dit veld kunt u opnemen waar u uw boek doorgaans heeft opgeslagen. U kiest een waarde uit de vallijst of u voert de lokatie gewoon in. Voorbeeld: "Kast 10 Plank 2".

13. U drukt weer op <Tab> en komt op het veld 'Categorie 1' terecht. U vult niets in of u kiest uit de lijst een categorie; In eerste instantie worden met OpenSjamar geen categoriën meegeleverd. Deze kunt u dus zelf invoeren.

14. Druk weer op <Tab>. Het veld 'Categorie 2': U kunt ervoor kiezen het veld 'Categorie 1' als hoofdschema te gebruiken en het veld 'Categorie 2' als subschema.

15. U drukt op <Tab>. De reeks of serie waar het boek deel van uitmaakt kunt u in het veld 'Reeks' opgeven. Ook hier kiest u een waarde uit de vallijst of u voert de nieuwe reeks- of serienaam in.

16. U drukt op <Tab>. De cursor staat nu op het veld 'Doelgroep'. U voert de doelgroep in of kiest een doelgroep uit de vallijst.

17. u weer op <Tab>. De cursor staat in het veld 'Deel van'. Indien u hier een publicatie uit de vallijst kiest dan geeft u aan dat de onderhanden zijnde titel deel uitmaakt van de teze publicatie. Zie bij 'Overwegingen', aan het begin van deze handleiding.

18. Door nogmaals op <Tab> te drukken komt u terecht op het veld 'Staat in'. Met behulp van dit veld kunt u laten weten dat een titel niet zelfstandig verkrijgbaar is, maar opgenomen is in een andere publicatie. Zie bij 'Overwegingen', aan het begin van deze handleiding.

Extra toelichting. In het veld 'Referentie' kunt u een nadere aanduiding opgeven bij het veld 'Staat in'. Bijvoorbeeld het bladzijdenummer van de congresbundel waarin de onderhanden titel is opgenomen.

Wilt u echter meer gegevens invoeren, ga dan verder met stap 16.

Extra - Overige gegevens bij een titel

16. Drukt u nu weer op <Tab> dan verplaatst de cursor zich weer naar het veld 'Titel'. De titel is nog niet opgeslagen. Dit doet u zelf door op de button 'Sla Publicatie op' te klikken of door de toetsen <Ctrl> en <S> tegelijk in te drukken.

U kunt bij een titel extra gegevens invoeren.

(Zie in onderstaande afbeelding bij 1.) U ziet de tabbladen 'Algemeen', 'Extra', 'In- en Uitleen' en 'Appendix'. We hebben net in het tabblad 'Algemeen' gewerkt.

18. Klik op het tabblad 'Extra'. In het bovenste deel blijven altijd de titel, ondertitel en auteur zichtbaar. Het onderste deel bevat de extra gegevens die u kunt vastleggen. Zie voor een toelichting van de velden: De registers in detail.

Extra toelichting. Indien u een veld wilt wijzigen, bijvoorbeeld 'Oorspronkelijke titel' dan kunt u de button 'Wijzig publicatie' (zie bij 4 in bijgaande afbeelding) klikken. U klikt met de muis in het veld 'Oorspronkelijke titel' en voert uw gegevens in. Dan klikt u op de button 'Sla publicatie op'.

De bibliotheek - overige tabbladen.

Extra toelichting. 'Overige auteurs en redacteuren'. Het tabblad 'Extra' bevat o.a. het onderdeel 'Overige auteurs en redacteuren' (zie in de afbeelding bij 2.) In het tabblad 'Algemeen' staat de eerste auteur of de eerste redacteur. In dit gedeelte kunt u een onbeperkt aantal extra auteurs of redacteuren in voeren als tweede, derde of Ne auteur.

Extra toelichting. 'Systeemclassificatie'. In het onderdeel 'Systeemclassificatie' kunt u een onbeperkt aantal eigen rubriceringsmethoden aan de titel toewijzen. In het tabblad 'Algemeen' kunt u een systeemnummer invoeren.

Extra toelichting. Toevoegen van Overige auteur of Systeemclassificatie. Indien u een 'Overige auteur' of 'Systeemclassificatie' wilt toekennen aan de onderhanden titel dan klikt u op het lege gedeelte (zie bij 3. in de afbeelding). OpenSjamar voegt dan automatisch een regel toe. U kiest uit de vallijst de gewenste auteur of classificatie.
Staat de gewenste auteur er niet bij dan dient u het Auteursregister te starten (menu: Registers > Auteursregister). Daar voegt u de auteur toe.
Staat de gewenste classificatie er niet bij dan dient u het venster Classificaties te starten (menu: Beheer basisgegevens > Bibliotheek > Classificaties).
In tegenstelling tot de overige velden kunt u hier dus niet automatisch auteurs of classificaties toevoegen.

19. Klik op het tabblad 'In- en Uitleen'. In het bovenste deel blijven altijd de titel, ondertitel en auteur zichtbaar. Het onderste deel bevat de extra gegevens die u kunt vastleggen. Het gaat hier om in- en uitleenregistratie.

20. Heeft u boek in- of uitgeleend dan vinkt u het vakje 'Geleend' aan.

Extra toelichting. Indien u een veldinhoud wilt wijzigen dan kunt u de button 'Wijzig publicatie' (zie bij 4 in bijgaande afbeelding) klikken. U klikt met de muis in het veld en voert uw gegevens in. Dan klikt u op de button 'Sla publicatie op'.

21. In het veld 'Aan' of 'Van' kiest u de persoon aan of van wie u wat geleend heeft.

Extra toelichting. In het veld 'Aan' of 'Van' kunt u alleen die namen kiezen die in het Relatieregister staan. Voordat u dus publicaties kunt in- of uitlenen dient u eerst de betreffende relaties in het Relatieregister in te voeren. Het Relatieregister opent u via het menu Registers > Relatieregister. Daar voert u uw relaties in.

22. In het veld Uitleendatum en Leendatum voert u de betreffende datum in.

23. Via de button 'Uitleenregistratie' kunt u eventueel het In-/Uitleengedeelte openen.

Extra - de appendix

U kunt bij elke titel een appendix opnemen. Hierin kunt u een samenvatting, een recensie of andere zaken invoeren. Met de Zoekplus functie kunt u de Appendix doorzoeken.

24. Klik op het tabblad 'Appendix'.

In het bovenste deel blijven altijd de titel, ondertitel en auteur zichtbaar. Het onderste deel bevat de ruimte voor de appendix die u kunt vastleggen.

Extra toelichting. Indien u de appendix wilt wijzigen ,dan kunt u de button 'Wijzig publicatie' (zie bij 4 in voorgaande afbeelding) klikken. U klikt met de muis in het veld 'Appendix' en voert uw gegevens in. Dan klikt u op de button 'Sla publicatie op'.

Extra toelichting. De appendix wordt opgeslagen in het zogenaamde HTML-formaat, dit is het formaat waarmee pagina's op Internet zijn opgemaakt. Door op de rechtermuis-button te klikken krijgt u een menu. Daaruit kunt u kiezen voor 'Show Format Toolbar'. Uit deze Toolbar kunt u de diverse HTML-coderingen halen, kunt u o.a. kleur aan uw aantekeningen toevoegen, tekst vergroten en verkleinen en lettertypen wijzigen.

Het wijzigen of toevoegen van een appendix.

2. U klikt op de button 'Wijzig Publicatie'. De cursor staat nu te knipperen in het veld 'Titel'.

3. U klikt op het veld Appendix en voert uw gegevens in.

4. Klik op de button 'Sla Publicatie op'.