Het importeren van uw eigen tekstregisters

Doel

Met de inleesmodule 'tekstregisters' kunt u uw publicaties die u in WordPerfect, Quattro Pro, Excel of een ander programma heeft bijgehouden inlezen in OpenSjamar.

Uw OpenSjamar-bibliotheek aanvullen met tekstregisters van een derde.

Overwegingen

Stel de huidige bibliotheek veilig voordat u de import begint. Mocht er iets fout gaan of niet naar uw zin dan kunt u na de import de oorspronkelijke bibliotheek weer terug laten plaatsen. Zie voor het veiligstellen en terugplaatsen het menu Bibliotheek > Onderhoud > Reservekopie.

Uitvoering

Voorbereiding van uw ASCII- ofwel 'platte-tekst'-bestanden

Zorg ervoor dat uw gegevens beschikbaar zijn in 'platte-tekst'-formaat. Dit betekent dat u ze opslaat als tekst. Elk veld moet gescheiden worden door een speciaal teken. Een komma, een puntkomma of een tab. U kunt dat bijvoorbeeld in Excel aangeven door te zeggen "Opslaan als tekst (tab is scheidingsteken)". In de volgende afbeelding van 'Importeer ASCII-bestanden' uit OpenSjamar ziet u voor welke tekens u kunt kiezen als scheidingsteken tussen de velden:

In de afbeelding is het veld "Scheidingsteken tussen de velden" uitgeklapt met de lijst tekens die u als scheidingsteken kunt gebruiken.

Let er wel op dat u in het bestand dat u maakt voor "scheidingsteken tussen de velden" een ander teken hanteert als het "scheidingsteken tussen vers en vers" of "het scheidingsteken tussen hoofdstuk en vers".

Heeft u uw tekstregister volledig in één bestand opgezet, dan dient u dat grote bestand te splitsen in bestanden die elk de tekstverwijzingen naar één tekstenboek bevatten. Dus u krijgt bestanden als "genesis.txt", "exodus.txt" etc.

Het is gemakkelijk om in de eerste regel van elk in te lezen bestand de veldnamen te zetten. Stel dat u als scheidingsteken tussen de velden de komma hanteert. Dan worden de eerste regels van het in te lezen bestand als volgt:

Tekstverwijzing, Auteur, Titel, Blz_1, Blz_2, Blz_3, Blz_4

1:1-3, K. Barth, Kirchliche Dogmatik, II/1, 570

1:1-4a, K. Barth, Kirchliche Dogmatik, II/1, 129; III/1, 86, 107-258; III/3, 54f.;

1:1-11, K. Barth, Kirchliche Dogmatik, IV/3, 788

Zorg ervoor dat elke 'record' (regel) van uw bestand op dezelfde manier is opgebouwd. Dus niet als volgt:

Tekstverwijzing, Auteur, Titel, Blz_1, Blz_2, Blz_3, Blz_4

K. Barth, 1:1-3, Kirchliche Dogmatik, II/1, 570

Kirchliche Dogmatik, II/1, 129; III/1, 86, 107-258; III/3, 54f., 1:1-4a, K. Barth,

1:1-11, K. Barth, Kirchliche Dogmatik, IV/3, 788

Dat gaat helemaal mis bij het inlezen. In de ene regel wordt eerst de auteur genoemd, in de tweede regel eerst de titel, en in de derde regel eerst het vers.

U mag wel af en toe het titel- en de auteursveld verwisseld hebben. Als u het veld "Slimlezen: let op auteur-kenmerk" aanvinkt wordt dit door het inleesprogramma opgemerkt. Bevat het titelveld dan de tekst ". " (punt en spatie) dan wordt het titelveld als auteurveld gezien en het auteurveld als titelveld.

Het inlezen van uw ASCII-bestanden

Nogmaals, maak eerst een reservekopie van uw bibliotheek!

Kies voor het menu Bibliotheek > ASCII (platte tekstbestanden)

Het onderstaande scherm verschijnt:

Het inleesprogramma neemt aan dat uw tekstbestand alleen de tekstverwijzingen van één tekstenboek bevat.

Als eerste dient u de velden bovenin het scherm na te kijken en eventueel op de juiste waarde te zetten:

Veld: 'De eerste regel bevat de veldnamen'

Vink dit veld aan als u in de eerste regel van uw bestand de veldnamen heeft opgenomen. Zie de toelichting bij de voorbereiding.

Veld: 'De in te lezen boeken zijn in uw bezit'

Vink dit veld aan als u wilt dat in de boeken die ingelezen worden in de bibliotheek worden aangeduid als zijnde in uw bezit.

Veld: 'Scheidingsteken tussen de velden'

Kies hier het scheidingsteken dat u gebruikt als veldscheiding. Zie ook de toelichting bij de voorbereiding.

Veld: 'Veldnummer waarin de tekstverwijzing staat'

Geef hier het veldnummer op waarin het inleesprogramma de tekstverwijzing kan aantreffen. Deze tekstverwijzing wordt dan verder geanalyseerd op de volgende wijze:

Veld: 'De teksten zijn van het tekstenboek'

Zoals al eerder uitgelegd neemt het inleesprogramma aan dat een in te lezen bestand alleen tekstverwijzingen bevat naar één tekstenboek. Zie ook de toelichting bij de voorbereiding. Kies in dit veld uit de lijst. Deze lijst bevat alle tekstenboeken zoals u ze in de bibliotheek heeft opgenomen.
Eventuele onduidelijkheid: Kunt u hier geen enkel tekstenboek kiezen, probeer dan eerst de bibliotheek te vullen met alle canonieke en apocriefe bijbelboeken. Zie daarvoor Bibliotheek > Onderhoud > tabblad Gegevensbewerking > Plaats alle bijbelboeken in de bibliotheek.

Veld: 'Scheidingsteken tussen vers en vers'

Heeft u als tekstverwijzing steeds de volgende notatie gebruikt: "Genesis 1:1-3" dan is het scheidingsteken tussen vers en vers de "-".

Veld: 'Scheidingsteken tussen hoofdstuk en vers'

Heeft u als tekstverwijzing steeds de volgende notatie gebruikt: "Genesis 1:1-3" dan is het scheidingsteken tussen vers en vers de ":".

Veld: 'Maximale grootte van de tekstverwijzing'

Regels of records waarvan de tekstverwijzing het hier opgegeven aantal tekens overstijgt worden als fout gezien. Deze records komen terecht in het bestand "inleesFouten.txt". Dit is een extra veiligheidsklep voor records waarin u per ongeluk het scheidingsteken voor velden bent vergeten. Bijvoorbeeld:

1:16, Apokriefen van het Nieuwe Testament II, A.F.J. Klijn, 213

1:16-28 Apokriefen van het Nieuwe Testament II, A.F.J. Klijn, 213

1:22, The New Testament Background: Selected Documents, C.K. Barrett, 86

Het tweede record heeft geen komma staan tussen de tekstverwijzing en de titel en zal daarom afgekeurd worden.

Veld: 'Slimlezen: Let op auteur-kenmerk' en het veld 'Auteurkenmerk'

U kunt dit veld aanvinken als uw bestand records bevat waarin het auteur en het titelveld zijn omgewisseld. Bijvoorbeeld:

1:3, Institutie, J. Calvijn, I, 191

1:3, The New Testament Background: Selected Documents, C.K. Barrett, 35

1:3-5, K. Barth, Kirchliche Dogmatik, III,3, 87

1:4-5, . Deurloo en K. Eykman, De Lichtboot en andere verhalen.., 6

U ziet in dit voorbeeld dat in de eerste twee records eerst de titel wordt genoemd en dan pas de auteur. In de laatste twee records wordt echter eerst de auteur genoemd en daarna de titel. Door middel van dit 'slimlezen'-veld kunt u deze situatie toch rechttrekken. Mocht u dit 'slimlezen'-veld aanvinken dan wordt een titel-veld (in dit voorbeeld veldnummer 3) waarin het auteurkenmerk ". " (punt spatie) gezien als het auteurveld. Het auteurveld wordt dan omgekeerd gezien als titelveld. U kunt dit auteurkenmerk, wat standaard op (punt spatie) ingesteld staat zelf wijzigen.

Zodra u over al deze velden heeft nagedacht en de juiste waarden heeft gekozen klikt u op de button 'Stap 1: Lees ASCII-bestand'. Middels een bestandsdialoog-venster kunt u uw in te lezen bestand kiezen. Nadat u het bestand heeft aangeklikt (bijvoorbeeld "genesis.txt") en op Openen heeft geklikt zal OpenSjamar dit bestand analyseren. Deze analyse gebeurt op basis van de door u opgegeven informatie:

In bovenstaand voorbeeld wordt het bestand "agenesis.txt" gekozen. Dit bestand heeft onder andere de volgende records als inhoud:

1, The New Testament Background: Selected Documents, C.K. Barrett, 83, 90, 176

1, J Bunyan, OLB

Genesis, Postille 19, W. Verdonk, 14

1 Koningen1-1:2, Postille 19, W. Verdonk, 142

2 Koningen 1-1:3, Postille 19, W. Verdonk, 142

Handelingen 1:1, Postille 19, W. Verdonk, 142

20 1:1, Postille 5, J. Vink, 157

1:1, K. Barth, Kirchliche Dogmatik, III,1, 9-22

1:1-2, 4a, Geschiedenis van Isra‰l in het oudtestamentische tijdvak I, H. Jagersma, 258

1:1-3, K. Barth, Kirchliche Dogmatik, II/1, 570

1:1-4a, K. Barth, Kirchliche Dogmatik, II/1, 129; III/1, 86, 107-258; III/3, 54f.;

1:1-11, K. Barth, Kirchliche Dogmatik, IV/3, 788

1:1, 27, Postille 35, M.D. Koster, 128

1:2, Institutie, J. Calvijn, I, 130

Als eerste aan dit voorbeeld valt op dat er geen veldnamen zijn opgenomen in de eerste kaart. De veldnamen zullen daarom door het inleesprogramma "Veld_1", "Veld_2" etc. genoemd worden.

De teksten uit dit voorbeeld slaan allemaal op het tekstenboek "Genesis". Dat is dan ook gekozen in het veld "De teksten zijn van het tekstenboek".

Dit voorbeeld geeft enkele bijzondere kaarten.

Het eerste record heeft als tekstverwijzing alleen "1". Dit wordt geïnterpreteerd als Genesis 1.

Het tweede veld van het eerste record geeft de titel. Het derde veld geeft de auteur. In het tweede record zijn het auteur- en het titelveld juist omgedraaid. Omdat het inleesprogramma "Veld_2" als Titel ziet en "Veld_3" als Auteur zal dit record een tekstverwijzing opleveren naar het boek "J Bunyan" van de auteur "OLB". "Slimlezen" geeft hier geen oplossing, want "J Bunyan" bevat geen (punt spatie). Had er nu gestaan "J. Bunyan" dan had het inleesprogramma deze omwisseling opgemerkt en een juiste tekstverwijzing gemaakt.

Het derde record gaat helemaal fout. Als tekstverwijzing staat er alleen "Genesis". Van dit record wordt de volgende tekstverwijzing gemaakt: "Genesis 0:1-0:1 Postille 19 van J. Verdonk".

Het vierde record gaat goed. De tekst "1 Koningen" wordt weggefilterd. De titel en de auteur staan op de juiste plaats. Dit vierde record resulteert in de tekstverwijzing "Genesis 1:1-1:2 in Postille 19 van W. Verdonk op bladzijde 142".

Het achtste record tenslotte ("1:1, K. Barth, Kirchliche Dogmatik, III,1, 9-22") geeft weer problemen met het auteursveld. Immers, "K. Barth" staat in "Veld_2" en zou eigenlijk in "Veld_3" moeten staan. Doordat echter "slimlezen" aangezet is herkent het inleesprogramma een auteurkenmerk, namelijk de (punt spatie): "K<punt><spatie>Barth". Uit dit record wordt de volgende tekstverwijzing opgezet: "Genesis 1:1 in Kirchliche Dogmatik van K. Barth op bladzijde III,1, 9-22".

Aan dit voorbeeld ziet u dus dat het inlezen nauw luistert. Echter door het "slimlezen" worden enkele zaken toch weer rechtgezet.

Nadat dan op Openen is geklikt verschijnt het volgende beeld:

De button "Stap 1:" kunt u niet meer aanklikken. In plaats daarvan zijn er drie andere buttons aanklikbaar.

Maar eerst iets over regels. In dit inleesprogramma kunt u via regels bepalen welke velden uit uw ASCII-bestand terechtkomen in het tekstregister of de bibliotheek. Aan de linkerkant ziet u een lijst met veldnamen uit uw ASCII-bestand. Aan de rechterkant ziet u een lijst met velden uit de bibliotheek en het tekstregister. Velden van de bibliotheek worden voorafgegaan door "P>". Velden uit het tekstregister worden voorafgegaan door "T>".

Standaard worden er al vier regels opgeleverd:

Regel 1: Hoofdstuk := T>Hoofdstuk

Regel 2: Vers := T>Vers

Regel 3: Hoofdstuk Tot := T>Tot Hoofdstuk

Regel 4: Vers Tot := T>Tot Vers

Deze vier standaardregels betekenen: "Van elk record uit het ASCII-bestand wordt een nieuwe kaart in het tekstregister gemaakt. Het veld 'Hoofdstuk' uit het ASCII-bestand komt in het veld 'Hoofdstuk' van het tekstregister. Etc.".

De velden 'Hoofdstuk', 'Vers', 'Hoofdstuk Tot' en 'Vers Tot' komen niet als zodanig in uw ASCII-bestand voor. Deze velden worden gemaakt op basis van de tekstverwijzing die wel in uw ASCII-bestand voorkomt. De velden die hierover gaan zijn al eerder toegelicht.

Let op:

Heeft u eigen velden waarin de hoofdstuk en versgegevens staan, dan kunt u handmatig regels maken waarin u die velden koppelt aan T>Hoofdstuk, T>Vers, T>Tot Hoofdstuk en T>Tot Vers.

De automatisch gemaakte regels 'Hoofdstuk naar T>Hoofdstuk', 'Vers naar T>Vers', 'Hoofdstuk Tot naar T>Tot Hoofdstuk' en 'Vers Tot naar T>Tot Vers' dient u dan te verwijderen. U kunt in dat geval ook de instellingen 'Veldnummer waarin de tekstverwijzing staat', 'Scheidingsteken tussen vers en vers' en 'Scheidingsteken tussen hoofdstuk en vers' negeren.

De button 'Stap 2: Maak regel'.

Indien "Veld_2" van uw ASCII-bestand nu de titel bevat dan klikt u met de muis op "Veld_2" aan de linkerkant. Aan de rechterkant selecteert u "P>Titel". Nu klikt u op 'Stap 2: Maak regel'. Onderin beeld ziet u een regel verschijnen. Elke in te lezen kaart wordt ook volgens deze regel ingelezen.

De button 'Stap 2: Verwijder regel'.

Door hier op te klikken verwijdert u de regel die geselecteerd staat.

Een voorbeeld van een regel die meerdere velden uit uw bestand in één veld van het Tekstregister plaatst:

U ziet in deze afbeelding dat "Veld_4", "Veld_5" ... "Veld_8" geselecteerd is. Ook het veld "T>Bladzijde" is geselecteerd. Daarna is op de button 'Stap 2: Maak regel' geklikt. In het overzicht onderaan ziet u nu een regel "Veld_4~Veld_5~Veld_6~Veld_7~Veld_8~ := T>Bladzijde" Dit betekent dat van elke kaart uit uw ASCII-bestand de velden 4 t/m 8 in het veld Bladzijde van het tekstregister terechtkomen.

De button 'Stap 3: Maak voorbeeld'.

Voordat u definitief gaat inlezen kunt u eerst een voorbeeld laten zien. U klikt daartoe op de button 'Stap 3: Maak voorbeeld'. Dit voorbeeld wordt getoond op de plaats waar eerder de regels stonden:

U ziet eerst (aan de linkerkant) het veld "Tot_Vers". U kunt met de schuifbalk het zicht verschuiven. Daarnaast de Bladzijde, de Titel en de Auteur. Als u nu vergelijkt met de boven opgegeven records dan ziet u de overeenkomsten. Het inlezen zou op zich goed moeten gaan. U ziet ook de fout bij de verwijzing naar "J Bunyan" zoals boven uitgelegd.

De button 'Toon Regels'. Is het resultaat niet naar uw zin dan kunt u de regels veranderen door op de button 'Toon Regels' te klikken. U verwijdert regels of voegt ze toe en klikt dan weer op 'Toon Voorbeeld'.

De button 'Stap 4: Importeer definitief'

Door op de button 'Stap 4: Importeer definitief' te klikken wordt het bestand definitief in uw bibliotheek ingelezen. U kunt het niet meer terugdraaien, tenzij u eerst een reservekopie had gemaakt.

Na de uitvoering

Kies na het inlezen Bibliotheek -> Onderhoud -> Optimaliseer de bibliotheek om de snelheid van het programma op peil te brengen. De optimalisatie kan zo een half uur duren. Het kan er op lijken dat de optimalisatie vastloopt; breek het programma dan niet af!

In het bestand 'rules.dbf' en 'rules.mdx' staan de door u gedefinieerde regels. Deze bestanden staan in dezelfde map als het geïmporteerde bestand. U kunt deze regels dus hergebruiken.